Privacyverklaring Poort Incasso

Versie 01-01-2026

Poort Incasso, Rouaanstraat 5, 9723 CA Groningen, KvK 78454360, btw NL0858000924B67, e-mail info@poortincasso.nl, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing

Deze privacyverklaring geldt voor alle verwerkingen van persoonsgegevens door Poort Incasso, waaronder via onze website, e-mail, telefonische communicatie, dossierbehandeling, incassodienstverlening, klachtenafhandeling en administratie.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van het contact en het dossier kunnen wij de volgende (categorieën) persoonsgegevens verwerken:

2.1 Gegevens van opdrachtgevers en contactpersonen

• naam, functie, bedrijfsnaam
• adresgegevens
• e-mailadres en telefoonnummer
• KvK-nummer en btw-nummer (indien van toepassing)
• betaal- en factuurgegevens
• correspondentie en communicatie

2.2 Gegevens van schuldenaren (debiteuren)

• naam en contactgegevens (adres, e-mail, telefoon)
• geboortedatum (alleen indien noodzakelijk en beschikbaar)
• bedrijfsgegevens (bij zakelijke debiteuren)
• factuur- en betalingsgegevens
• dossierstukken en correspondentie (zoals overeenkomst/offerte, opdracht, bewijs van levering/uitvoering, aanmaningen)
• gegevens over betalingsregelingen en betaalgedrag voor zover noodzakelijk voor dossierbehandeling
• eventuele overige informatie die noodzakelijk is om de vordering te beoordelen, vast te stellen, te innen of te betwisten

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens

Poort Incasso verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het beoordelen, aannemen en uitvoeren van incasso-opdrachten
2. communicatie met opdrachtgevers, schuldenaren en gemachtigden
3. het beheren van dossiers, inclusief betalingsregelingen, voortgang en verslaglegging
4. het vaststellen, onderbouwen en innen van vorderingen en nevenvorderingen
5. het inschakelen en aansturen van derden indien nodig (zoals deurwaarders of advocaten)
6. administratie, boekhouding, facturatie en betalingen
7. het behandelen van klachten en geschillen
8. fraudepreventie, beveiliging en het voorkomen van misbruik
9. het voldoen aan wettelijke verplichtingen en toezichtverplichtingen

4. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is. Dit kan zijn:

1. uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld met de opdrachtgever)
2. wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten)
3. gerechtvaardigd belang (zoals effectieve incasso, dossierbeheer, het kunnen onderbouwen van vorderingen en verweren, fraudepreventie en beveiliging)
4. toestemming (alleen wanneer dat specifiek nodig is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies)

5. Met wie delen wij persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden, voor wettelijke verplichtingen of met toestemming. Dit kan zijn met:

• deurwaarders, advocaten of juridisch gemachtigden (indien nodig voor het dossier)
• financiële dienstverleners en betaalpartijen (indien betalingen via ons lopen)
• IT- en hostingdienstverleners (zoals e-mail en websitehosting)
• overheidsinstanties en toezichthouders (alleen indien wettelijk verplicht)

Waar vereist sluiten wij verwerkersovereenkomsten of maken wij passende afspraken.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Indien wij gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen, tenzij een andere wettelijke basis van toepassing is.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden in deze privacyverklaring. Wij kunnen gegevens langer bewaren indien dit noodzakelijk is:

• om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten (zoals fiscale bewaarplicht)
• voor verantwoording, controle en audit
• voor (mogelijke) klachten, geschillen of juridische procedures
• voor het kunnen onderbouwen van dossiers en verweren

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij gegevens of anonimiseren wij deze, tenzij wij ze nog rechtmatig moeten bewaren.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking. Alleen personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werk krijgen toegang.

9. Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten:

• inzage in je persoonsgegevens
• rectificatie van onjuiste gegevens
• wissing (verwijdering) van gegevens (voor zover wettelijk toegestaan)
• beperking van verwerking
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit), waar van toepassing

Een verzoek kun je indienen via info@poortincasso.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. We kunnen om identificatie vragen om misbruik te voorkomen. Niet alle rechten gelden altijd; soms zijn wij wettelijk verplicht gegevens te bewaren of hebben wij een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken (bijvoorbeeld bij lopende dossiers of geschillen).

10. Bezwaar tegen direct marketing

Poort Incasso verstuurt geen ongevraagde direct marketing naar schuldenaren. Indien wij toch direct marketing zouden toepassen, kun je hier altijd bezwaar tegen maken.

11. Cookies en website

Onze website kan functionele en analytische cookies gebruiken om de website goed te laten werken en te verbeteren. Voor tracking- of marketingcookies vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner, indien van toepassing. Meer informatie staat in onze cookieverklaring.

12. Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan contact op via info@poortincasso.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Contact

Poort Incasso
Rouaanstraat 5, 9723 CA Groningen
E-mail: info@poortincasso.nl
Website: www.poortincasso.nl